Virtuelles Office der neue Trend der Zukunft!
Bedingt durch die Pandemie sind in den letzten zwei Jahren viele Mitarbeiter aus ihren Bürogemeinschaften in das Homeoffice umgezogen. In vielen Unternehmen war man doch sehr überrascht, dass durch die Arbeit zu Hause die Produktivität der Mitarbeiter nicht gelitten hat. Die einst realen Abläufe wurden durch das Internet virtualisiert. Ist aber das virtuelle Büro der neue Trend der Zukunft?
Es gibt viele Branchen und Arbeitsbereiche, die sich für die Büroarbeit von zu Hause aus eignen
Zum 19. März 2021 ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Pflicht zum Homeoffice ausgelaufen. Trotzdem erwägen kleine, mittlere und große Unternehmen in vielen verschiedenen Branchen, die Büroarbeit von zu Hause aus ganz oder teilweise fortzuführen. Dies gilt vor allem für viele Bereiche, in denen eine körperliche Anwesenheit in einem Betrieb nicht zwangsläufig nötig ist. Dazu zählen zum Beispiel:
– Bereiche der Datenerfassung
– Texter und Autoren
– Grafikdesigner oder technische Zeichner
– Arbeiten im Web Development
Auch für einen Call Center Agenten, der gut telefonieren kann und den Kundenservice oder den Telefonservice für ein Unternehmen übernimmt, ist ein gefragter Mitarbeiter für das virtuelle Büro.
Wie kann das virtuelle Büro in der Realität funktionieren
Wie bei einem realen Büro geht der Mitarbeiter, der im Virtual-Office arbeitet, morgens zu seiner Arbeit. Der Aufenthaltsort spielt allerdings keine besonders wichtige Rolle. Im virtuellen Büro loggt sich der Mitarbeiter mit seinen Daten ein und gibt seinen Verfügbarkeitsstatus bekannt. Da das System den Aufenthalt abbildet, entfällt die Suche nach einem Mitarbeiter im Haus und jeder Teilnehmer weiß, wer krank oder auch im Urlaub ist. Zusätzlich wissen die teilnehmenden Mitarbeiter durch eine Anzeige, für welchen Zweck welcher Kollege der richtige Ansprechpartner ist. Wichtig ist, dass das moderne Office über eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügt, damit Gespräche, Daten und auch Videokonferenzen nicht abhör- oder trackbar sind. Das virtuelle Büro schafft also für alle teilnehmenden Mitarbeiter eine gleichartige und neuartige Ebene für einen reibungslosen Arbeitsablauf. In der Theorie hört sich der tägliche Arbeitsablauf einfach und unkompliziert an.
Auch bei einem virtuellen Büro ist nicht alles Gold, was glänzt
Wie schon erwähnt, spielt die Sicherheit beim Austausch von Daten oder beim Übertragen von Gesprächen und Videokonferenzen für die Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Allerdings müssen die Mitarbeiter des Virtual-Office wie im realen Büro die Möglichkeit haben, sich auch privat auszutauschen. Es muss also eine Möglichkeit geben, dass der übliche Klatsch im Büro und auch Privatgespräche spontan und und ohne Sorge weiterhin stattfinden können. Es muss also sichergestellt werden, dass das Mithören und Speichern von Gesprächen oder die Aufzeichnung privater Videokommunikationen unterbleibt. Auch den Systemadministratoren muss es untersagt bleiben, die private Kommunikation mitzuhören oder mitzuschneiden. Die Technik für diese Achillesferse in den Unternehmen ist bereits auf dem Markt. Diese sogenannten Peer-To-Peer Verbindungen funktionieren direkt und serverlos zwischen den geschalteten Endgeräten. Allerdings scheuen viele Arbeitgeber die zusätzlichen Kosten.
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